Digitalisation du ministère du Travail et de la Fonction publique: Le développement accéléré des usages numériques

Par COMLAN ERIC,

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Depuis 2016, le ministère du Travail et de la Fonction publique s’est résolument engagé pour la modernisation de son système d’information en vue d’accompagner la mise en place d’une administration intelligente, l’un des projets phares des Programmes d’action du gouvernement I et II.

Le vent de la digitalisation souffle depuis quelques années au niveau de la fonction publique. Le ministère s’est inscrit dans la logique de la modernisation de son système d’information, de prise de décision et d’amélioration de son offre de services digitalisés aux usagers-clients. Pour cela, il a procédé à l’élaboration de documents de stratégie et ou de plans d’action ou d’évolution en ce qui concerne notamment son système d’information, ses archives, la modernisation de l’Administration du travail ainsi que celle des ressources humaines de l’État.
Wilfried Gandaho, directeur des Systèmes d’information dudit ministère, note que dans ce cadre, de nombreux chantiers ont été ouverts au nombre desquels des chantiers socles tels que le renforcement des infrastructures réseaux, énergétiques et de connectivité, le renforcement du parc informatique du ministère et celui des capacités des utilisateurs. « La ministre a mis le cap sur la simplification et la dématérialisation progressive des processus métier, le développement de l’offre de prestations digitalisées pour la réduction des tracasseries endurées par les usagers-clients du ministère. A cela s’ajoute l’accompagnement de la population à l’utilisation des services publics avec la construction de vingt-trois Centres communaux de services publics et guichets du service des relations avec les usagers, respectivement dans les communes du Bénin et dans les Directions départementales du Travail et de la Fonction publique », a-t-il souligné. Toutes ces initiatives, à l’en croire, ont impacté les principales fonctions du ministère. Wilfried Gandaho explique que le sous-secteur Fonction publique a ainsi pu réaliser d’importantes avancées au nombre desquelles on peut citer la modernisation du système de recrutement pour plus de célérité et de transparence dans l’organisation des concours de recrutement, la dématérialisation des procédures de prise des actes de carrière et de mise à la retraite à travers le système intégré de gestion des ressources humaines. Ce système étant désormais accessible à tous les gestionnaires des ressources humaines de l’État qui le renseignent depuis leurs bureaux respectifs à travers l’intranet gouvernemental, le suivi des procédures disciplinaires est renforcé avec l’effectivité de la digitalisation des processus de gestion des sanctions.

Des efforts fournis

Il est évident que tous ces chantiers ne sauraient avoir d’effets pérennes sans une amélioration de la gestion de la donnée carrière avec la réorganisation des archives des dossiers du personnel de l’État, la numérisation du passif et la mise en ligne systématique de tout nouvel acte pris. En ce qui concerne l’offre de prestations aux usagers-clients de la fonction publique, Wilfried Gandaho fait savoir que son ministère a mis dès 2017 à la disposition des agents de l’État, une plateforme de mise en ligne des actes de carrière et de retraite. Des services en ligne à l’endroit des agents de l’État ont été également développés par le biais du Portail national des services publics.
Concernant les efforts fournis au niveau du sous-secteur Travail et Sécurité sociale, il est à noter l’organisation réussie de la quatrième édition des élections professionnelles en République du Bénin dont la première par vote électronique. La digitalisation des processus de sollicitation et de délivrance d’une dizaine de prestations quérables à travers le Portail national des services publics, au nombre desquelles la délivrance du permis de travail, la délivrance du visa de contrat de travail des expatriés, la déclaration d’établissement, la délivrance du visa de contrat d’apprentissage et la délivrance du visa de règlement intérieur. En ce qui concerne le volet Suivi des réformes administratives et institutionnelles, il a connu la mise en place d’une base de données informatisées sur les Réformes administratives et institutionnelles.

Bénéficier de l’offre de services en ligne

Enfin, dans le domaine des activités support et de la bonne gouvernance, le directeur des Systèmes d’information rappelle la mise en place du Portail des démarches administratives qui permet l’accès à toute l’information sur les prestations fournies par le ministère, leurs conditions de délivrance d’une part ainsi qu’à toute l’offre de services en ligne d’autre part. La mise à disposition de tous les usagers-clients du ministère tous métiers confondus, d’un espace usager personnalisé et sécurisé de conversation pour le dépôt et le suivi du traitement de leurs préoccupations et plaintes, la mise en place d’un centre de services incluant un centre d’appel et un dispositif omnicanal, notamment la voix et WhatsApp pour la collecte, la remontée en vue de la prise en charge des préoccupations, aussi bien des usagers-clients que des acteurs de productivité du ministère. On peut aussi citer la dématérialisation de la gestion du courrier administratif, le déploiement de points de contacts avec les usagers à la Tour administrative B, dans trois directions départementales du ministère du Travail et de la Fonction publique et dans 19 communes du Bénin pour contribuer à réduire la fracture numérique en rapprochant l’administration de l’administré et permettre à tous les citoyens, Wilfried Gandaho indique qu’en instituant la procédure de travail pour une synchronisation de ces deux bases de données, il a été constaté une amélioration de la collaboration, une accélération dans le traitement, mais aussi et surtout la suppression de la ressaisie des données sur la chaine de traitement de même que la fin des doublons pour toutes les nouvelles occurrences de données. « L’agent de l’Etat s’habitue à constater simplement à travers sa fiche de paie des avancements ou des améliorations le concernant sans qu’il n’ait besoin de mener quelque démarche que ce soit. Les usagers agents de l’État bénéficient depuis 2017 d’une plateforme en ligne de consultation et de téléchargement de toute l’information relative à leur carrière (Chronologie du parcours administratif, références des actes administratifs, copie pdf des documents disponibles en téléchargement ou par mail ). Ils auront également dans quelques jours la possibilité de solliciter en ligne, quelle que soit leur position géographique, l’élaboration d’actes administratifs tels que le certificat de non-radiation qui atteste de ce qu’un agent n’a pas été radié de la Fonction publique et l’attestation de validité des services qui est une pièce délivrée à tout agent de l’État à sa demande par l’administration en vue de la détermination de sa date réelle de départ à la retraite », a détaillé Wilfried Gandaho.

Canal WhatsApp adopté

Des efforts sont aussi fournis au niveau du sous-secteur travail et sécurité sociale. A ce jour, précise le directeur des Systèmes d’information, cinq cent dix permis de travail et deux cent trente contrats de travail pour les expatriés ont été sollicités et délivrés en ligne. En ce qui concerne le volet du Suivi des réformes administratives et institutionnelles, il note que la mise en place de la base de données informatisée sur les Réformes administratives et institutionnelles a permis au ministère de disposer d’une vue globale sur l’ensemble des réformes entreprises au Bénin pour un suivi efficace de leur mise en œuvre et une mise à disposition de l’information fiable au public, notamment les chercheurs et les partenaires au développement.
L’approche omnicanale mise en place par le centre de services a permis de recueillir près de neuf mille sollicitations et ou préoccupations de février 2022 à ce jour par les différents canaux pour prise en compte par les différentes structures techniques compétentes. « Nous pouvons noter que le canal WhatsApp a particulièrement été adopté par les usagers-clients », a noté Wilfried Gandaho.
De façon générale, affirme-t-il, la mise en œuvre de ces chantiers a permis d’accroitre la performance de l’administration, la célérité dans l’exécution des tâches qui peuvent être automatisées et la productivité des agents du fait notamment de l’amélioration de la collaboration et de la réduction des risques d’erreur.
Tous ces outils et dispositifs mis en place ont eu des impacts forts sur le citoyen. Le contact physique étant en sensible réduction, Wilfried Gandaho souligne que les usages numériques se développent et avec eux la demande voire l’exigence d’un élargissement de l’offre de services en ligne. « Le citoyen béninois a ainsi compris le gain financier et celui en temps que les services en ligne lui confèrent. Il a compris qu’il lui suffit désormais d’un terminal connecté pour disposer de toute l’information dont il a besoin et remonter une plainte au besoin. Il a compris que la digitalisation des services constituait un rempart contre la corruption et qu’il est désormais un usager-client “roi” et que l’administration publique a l’obligation de faire chaque jour davantage de sa satisfaction sa raison d’être », a-t-il expliqué.
Mais tout n’est pas encore parfait en ce qui concerne la satisfaction des clients. Le ministère entend poursuivre ses actions pour plus de résultats. Dans ce cadre, il s’agira pour les années à venir de poursuivre la modernisation de l’organisation des concours de recrutement avec la mise en place d’une plateforme web de gestion des inscriptions en ligne des candidats, l’optimisation du suivi et de la coordination des procédures disciplinaires au sein de l’administration publique pour une meilleure maîtrise de l’information sur les agents sanctionnés avec pour impact une réduction des pertes de ressources financières de l’État du fait de condamnations de l’administration lors des procès.