Audit de surveillance du système de management de la qualité: L’Onip en passe d’être certifié Iso 9001-2015

Dans le cadre de la surveillance de son système de management de la qualité, l’Office national d’imprimerie et de presse (Onip) a reçu, du vendredi 16 au lundi 19 juin, l’auditeur de qualité Vincent Rouch du cabinet Dekra. L’objectif de cet audit de surveillance est le passage de la norme Iso 9001 version 2008 à la norme Iso 9001 version 2015 que l’office est en passe d’obtenir.

En attendant le rapport du cabinet Dekra qui devra annoncer si l’Office national d’imprimerie et de presse (Onip) conserve ou non son certificat Iso 9001 version 2008 pour passer à la version 2015, le directeur général de l’Office, Camille Guy H. Adinci, et ses collaborateurs peuvent se féliciter des constats faits par l’auditeur du cabinet Dekra, Vincent Rouch. Au terme de l’audit fait, du vendredi 16 au lundi 19 juin, il a relevé des points forts et des points de vigilance ou points clés du système de management de la qualité de l’Onip avant de promettre qu’il proposera au cabinet de maintenir à l’office son certificat. Car, se réjouit-il : « Je n’ai aucun doute sur la qualité des hommes et de la structure. Un travail colossal a été fait ».
Tous les sept processus de l’office ont été audités par Vincent Rouch. Il s’agit du processus Management global dont le pilote est le directeur général ; le processus Ventes avec comme pilote le chef service commercial et marketing ; le processus Ressources humaines piloté par le chef service des Ressources humaines ; le processus Rédaction et publication avec comme pilote le rédacteur en chef ; le processus Imprimerie, avec en tête le directeur de l’Imprimerie ; le processus Finance et comptabilité conduit par le chef service comptabilité ; le processus Approvisionnement et Logistique dont le pilote est le chef du service Approvisionnement et logistique; enfin le processus Gestion prévisionnelle et des compétences géré par l’auditeur interne.
Au nombre des points forts, Vincent Rouch a salué le leadership du directeur général qui a permis une implication de tous les pilotes de processus dans la démarche et qui se traduit par une vision claire à l’horizon 2021. Ce qui, de l’avis de l’auditeur, aboutit à des résultats positifs. De même, tous les agents de l’office qu’il a interrogés ont été positifs, a-t-il noté. Ce sont des agents, dit-il, qui ont une idée de la démarche qualité et qui cherchent à comprendre plus.
Par rapport aux processus qui ont connu une évolution, Vincent Rouch a évoqué le cas du processus Ventes dans lequel des initiatives ont été prises avec une amélioration de ce qui existait. Les écarts relevés l’année dernière ont été plus ou moins corrigés, se satisfait-il. Pour ce qui est du processus Amélioration continue qui est devenu Gestion prévisionnelle et des compétences, l’auditeur dit être satisfait du dynamisme qui le caractérise.
Pour ce qui concerne le processus Rédaction et publication. Vincent Rouch apprécie la manière dont les conférences de rédaction sont conduites. «L’imprimerie d’il y a quelques années, n’est plus celle d’aujourd’hui. Elle est propre, bien ordonnée avec des machines qui n’existaient pas », souligne-t-il, en saluant l’effort fait pour aboutir à ce résultat.
Vincent Rouch dit avoir noté un dynamisme au niveau de l’ensemble des pilotes de processus, la tenue régulière des indicateurs de suivi, une forte interface entre les processus Ventes, Rédaction-publication et Imprimerie. L’interdépendance entre ces trois processus est très importante au point qu’il se demande s’il ne faut pas créer un processus interface à ce niveau.

Points de vigilance

« Vous avez de très beaux atouts pour réussir », signale Vincent Rouch. Cependant, il relevé des points de vigilance ou points clés. Il s’agit des points sur lesquels il est important encore de travailler. Il s’agit des ajustements parce que l’office met en place la version 2015.
Pour l’auditeur, la norme demande que les enjeux soient évalués et analysés. Ceci veut dire, selon lui, qu’il faut avoir une architecture entre la démarche et la vision 2021 exposée par le directeur général. Les besoins et les attentes des parties intéressées constitue un autre point. Toutes ces parties et leurs besoins, selon Vincent Rouch, ont été listés. Mais il ne faut pas demander aux gens de documenter leurs réponses. C’est une question très simple : oui ou non.
Quant à la fonction liée aux risques, elle est définie processus par processus, fait remarquer l’auditeur. Et il est important, dit-il, de savoir qu’il y a autant de risques, mais qu’ils ne sont pas exhaustifs. Il faut garder la liste des risques pour qu’au moment de leur revue des mineurs ne deviennent pas des majeurs, préconise-t-il. Vincent Rouch demande d’être précis dans le mode opératoire, que ce soit à la rédaction, à l’édition ou à l’imprimerie.
Il y a d’autres sujets qui sont des opportunités d’amélioration, selon l’auditeur qui estime qu’il y a des compétences et des qualités pour que l’Onip réussisse. C’est pourquoi, les points de vigilance et ces points clés relevés ne sont pas de nature à empêcher le maintien du certificat.
Très satisfait des résultats de cet audit qui est, selon lui, une remise en cause, le directeur général de l’Onip, Camille Guy H. Adinci, a remercié Vincent Rouch pour cet accompagnement. Mais avant d’en arriver là, il estime que c’est un travail collégial de ses collaborateurs à divers niveaux. « Des points faibles ont été notés, nous avons pris bonne note », indique le directeur général qui promet à l’auditeur de se mettre encore au travail avec ses collaborateurs pour relever les défis qui attendent. « Notre engagement pour la démarche qualité n’est pas pour nous-mêmes, c’est pour l’entreprise, c’est pour la nation tout entière », a souligné le directeur général qui n’a pas oublié de remercier aussi le cabinet Iso Sud qui accompagne l’office dans cette démarche.