Mermoze Adodo à propos de la modernisation de l’administration publique: « Les outils collaboratifs favorisent le traitement des courriers »

L’utilisation des outils collaboratifs a une influence positive sur le délai de traitement des courriers et contribue efficacement à la qualité du service public aux usagers au sein de l’administration publique, selon Mermoze Adodo, consultant en marketing digital. « Un outil de travail collaboratif permet aux membres de l'équipe de mieux communiquer, collaborer et d'optimiser la gestion des tâches », a-t-il expliqué.  Cadre de l’administration publique, il soutient que les outils comme Outlook, Microsoft Teams et OneDrive Entreprise constituent une solution privilégiée pour maximiser le travail avec des partenaires. « Les outils collaboratifs facilitent une meilleure coordination des dossiers dans l’administration publique et participent à la réduction du temps de traitement », a-t-il ajouté. Pour lui, ces outils ont beaucoup favorisé le télétravail et la visioconférence dans l’administration publique lors des temps difficiles du coronavirus. « L’utilisation de ces plateformes fait partie des mesures qui ont permis au gouvernement béninois de freiner la pandémie de Covid-19 et accélérer la transformation digitale afin d’assurer la continuité du service public», a-t-il confié. A l’en croire, ces dernières années, le besoin d'outils collaboratifs a augmenté de manière exponentielle dans l’administration. « L'outil collaboratif le plus largement utilisé par le personnel est Outlook, qui compte environ 91 % des utilisateurs. Environ 7 % optent pour Microsoft Teams, une plateforme en ligne dédiée à la collaboration, tandis que 2 % utilisent OneDrive Entreprise, un service de stockage et de partage de fichiers ». Pour le spécialiste du numérique, de nombreuses études ont montré que les outils collaboratifs ont un impact positif sur l'efficacité organisationnelle, notamment dans le cadre de l'administration publique. Malgré l'importance des outils collaboratifs pour améliorer la performance de l'administration publique, Mermoze Adodo fustige les insuffisances qui entachent son utilisation. C’est pourquoi, il propose des actions pour un usage plus efficace de ces plateformes. Il recommande la mise à disposition des ordinateurs de bureau pour le personnel de l’administration publique, la formation des cadres et le recyclage du personnel pour la prise en main de l’utilisation des nouveaux outils de communication dans l’administration notamment des outils collaboratifs et la mise en place d’un système de protection des données du système informatique dans les ministères en vue d’éviter la perte des données. Le consultant en marketing digital prône la digitalisation des procédures et le développement accru des services numériques. Il invite les pouvoirs publics à travailler davantage à la couverture totale en réseau de toutes les directions, les annexes et directions départementales des ministères.