Gestion électronique des courriers dans l’administration publique: Le projet opérationnel dans les préfectures et mairies

Inscrite dans le projet Smart Gouv ou Administration intelligente, la Gestion électronique des courriers (Gec) est une réalité depuis quelques jours dans les administrations de six préfectures et dix mairies qui ont bénéficié d’une formation en vue de la mise en œuvre de ce programme.  Au nom du conseil communal de Parakou, Inoussa Zimé Chabi, maire de la localité, se réjouit du choix porté sur sa commune dans le cadre de la phase pilote de ce projet qui favorise le traitement et le transfert des courriers en version électronique. « Nous sommes heureux de cette nouvelle réforme qui nous permet de nous passer des paperasses » a-t-il déclaré. Pour lui, l’utilisation de cette plateforme de dématérialisation va contribuer à la gestion rapide des courriers. « Avec la Gec qui permet de traiter le courrier administratif avec une meilleure efficacité et célérité, plus rien ne justifiera le retard dans la gestion d’une correspondance », a-t-il indiqué avant d’exhorter collaborateurs et collègues à adopter cette réforme en vue de la modernisation de l’administration. « Je prends l’engagement de mettre tout en œuvre pour la réussite de ce projet à la mairie de Parakou », a conclu celui qui fait une expérience exceptionnelle avec cet outil depuis son introduction.

La plateforme de Gestion électronique des courriers est un outil capital selon Abdoulaye Affo, secrétaire général du département de l’Atacora. Pour lui, cette réforme permet de réduire les archives physiques dans l’administration. « La Gec vient nous aider à mieux suivre les courriers que nous traitons quelle que soit la position de l’autorité signataire », a-t-il fait remarquer. Convaincu que la Gec va assurer la confidentialité des courriers administratifs et permettre de faire des économies à l’Etat, Jean Baptiste Alley, chef service informatique de la préfecture de l’Atacora, s’engage à travailler non seulement pour son implémentation mais aussi pour sa pérennisation dans le département de l’Atacora. « Nous veillerons à ce que cette solution soit utilisée par tous pour permettre à notre administration de répondre plus efficacement aux besoins de nos populations », a-t-il promis. 

Pour sa part, Cokou Gagnon, chef projet à l’Agence des systèmes d’information et du numérique (Asin) se dit heureux de l’adhésion et de l’engouement des autorités et des agents des mairies et des préfectures, pour ce projet qui facilite le traitement des courriers au niveau de l'administration publique. « Ce projet va nous permettre à long terme de limiter les paperasses dans l’administration publique », justifie-t-il, soulignant que le numérique n’est plus une option mais une obligation. Selon lui, la Gec consistera à scanner le courrier physique dès sa réception.  « Le courrier physique s’arrête au secrétariat », a-t-il précisé. A l’en croire, une fois chez le Secrétaire exécutif, le courrier peut être transféré en version électronique au maire. « Avec ce système, le maire peut consulter les courriers et prendre les décisions où qu’il se trouve », a-t-il souligné avant de rappeler les efforts du gouvernement dans le cadre de la transformation numérique de l’administration à travers la mise en place des outils numériques et la dématérialisation des processus administratifs. « Vous observez, depuis 2016, les efforts du gouvernement en matière de dématérialisation des processus et de la digitalisation de l’administration », a-t-il ajouté. A noter qu’après les 18 ministères dans lesquels ce projet est mis en oeuvre, le gouvernement à travers l’Asin prévoit de l’étendre aux 77 communes du Bénin d’ici 2027 ?