9e Journée des archives du ministère de l’Economie et des Finances: Une boussole de gestion des documents définie

Actif stratégique et ressource capitale de la recherche et des progrès scientifiques et techniques, les archives sont appelées à jouer un rôle important de mémoire des identités individuelles et collectives dans la chaîne administrative. Conscient des enjeux, le ministère de l’Economie et des Finances (Mef), gros pourvoyeur de documents inhérents à la vie socioéconomique du pays, s’engage à rester en phase avec la ligne tracée par le gouvernement, assure Alain Ahounou, directeur des Systèmes d’information du Mef.

L’initiation de la Journée des archives du Mef et le choix du thème « Internalisation de la Politique nationale de développement des archives (Pnda) au Mef » pour la neuvième édition qui s’est déroulée ce mardi 5 décembre à Cotonou, s’inscrivent dans la vision d’asseoir une politique sectorielle de gouvernance des archives et d’accélérer au niveau du ministère la mise en œuvre de la Pnda 2022-2030, boussole de la gestion des archives au Bénin adoptée en mars 2022, indique Georges Théotime Hounyo, chef du Service Préarchivage et Gestion des Savoirs du Mef.

La politique sectorielle des archives au Mef se veut une déclinaison de la Pnda 2022-2030 et permettra d’assurer de façon rationnelle, efficace et efficiente la gestion des archives tant physiques que numériques et un meilleur contrôle de la création ou de la réception, du classement, de la conservation, de l’utilisation, de la protection et de la communication des documents archivés, informe Alain Ahounou.

En fait, trois grands défis sont identifiés à savoir l’élaboration et l’application d’un nouveau cadre juridique de l’archivage au Bénin, le développement de solutions technologiques inhérentes à l’archivage numérique et la mobilisation de ressources humaines et financières au profit du secteur des archives, rappelle le consultant Thierry S. Allotchékpa. 

Affiner les techniques

La problématique de l’enregistrement systématique de la mémoire collective, de sa conservation et de sa valorisation est encore peu intégrée à l’archivistique en cours de développement au Bénin. Le diagnostic du secteur des archives au Bénin révèle une certaine insuffisance de l’information stratégique pour la prise de décision, qu’elle soit économique, financière ou patrimoniale, rappelle Mathias Massodé, directeur des Archives nationales. Dans ce contexte, poursuit-il, deux grands programmes sont initiés: le premier met l’accent sur les infrastructures d’archivage physique et numérique et le second porte sur la mise en œuvre des actions concrètes de dématérialisation de la gestion des archives au Bénin.

Pour le ministère de l’Economie et des Finances, il est question d’identifier les documents essentiels et de mettre en place un dispositif adéquat pour leur gestion, de diminuer la multiplication excessive des documents, de réduire le coût d’archivage et de conservation des documents, de préciser le rôle de chaque acteur dans la chaîne archivistique, d’affecter aux Archives les ressources nécessaires à leur propre gestion, précise le directeur des Systèmes d’information.

Pour ce faire, un réaménagement du projet d’assainissement et de réhabilitation des archives du ministère s’impose, selon les professionnels des archives et autres cadres du ministère. Ils insistent notamment sur l’achèvement du bâtiment devant permettre de faire une conservation physique des documents produits et la mise en place d’un système efficace de gestion et de tout l’arsenal en termes d’infrastructures numériques des archives dans l’administration.